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Todas las semanas, alguna reunión asoma la cabeza entre el horario de los equipos. Ya sean reuniones internas, con clientes, entre departamentos, sobre resultados o para obtener nuevas ideas, casi todas tienen un patrón en común: puede que se alarguen demasiado. ¿Queréis hacer las reuniones más efectivas y optimizar el tiempo?
Las reuniones tienen dos finales bastante claros: pueden ser una fuente de ideas, inspiración y trabajo en equipo, o un caos de opiniones lanzadas al aire, sin conclusiones y con los participantes enfrentados.
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Hacer las reuniones más efectivas es clave para el desarrollo de cualquier empresa, ya sea grande o pequeña. ¿Quieres saber cómo?
Las 7 claves para hacer tus reuniones más efectivas
- ¿Es necesario convocar esa reunión?
Muchas empresas sufren el famoso síndrome de la reunionitis, dícese de las reuniones eternas y continuas sin mucho éxito. La reunionitis produce falta de motivación, sensación de pérdida de tiempo y roces entre los miembros de la empresa.
Por eso, antes de caer en el síndrome de la reunionitis, analiza si realmente merece la pena convocar esa reunión o si se puede solucionar por email. En el caso de que sea necesaria y muy útil, continúa leyendo.
- Entrega la información previamente
Para que tu reunión sea un éxito, envía a los participantes la información sobre la reunión por email. Haz un documento explicativo o briefing de lo que se necesita conseguir durante el proceso.
Esto hará que los participantes lleguen informados, con ideas previas pensadas y se acortarán los tiempos.
- Fija las reuniones
Las reuniones tienen que tener una hora exacta de comienzo y de finalización (recomendable en torno a los 15 minutos para reuniones semanales). Las reuniones de status o semanales para un tema en concreto, deben tener siempre la misma hora y el mismo día. Esto crea una rutina que ayuda en la generación de ideas.
- Asistentes
¿Quién va a ir a esa reunión? Esta es la primera pregunta que tienes que plantearte antes de fijar la hora de tu reunión e invitar a los participantes. En ocasiones, las reuniones se convierten en charlas multitudinarias y decir una frase sin ser interrumpido se convierte en misión imposible. Esto genera frustración y baja las ganas de participar. Por lo tanto, elige a los asistentes a la reunión y si es necesario, realiza las reuniones dos veces con diferentes miembros de los equipos.
Durante la reunión, los roles de los participantes deberán estar definidos. Es decir, tiene que haber un moderador que dé la palabra, redirija el tema cuando los participantes hablen demasiado tiempo de otra cosa, y apunte las conclusiones para hacer un informe posterior.
- Marca unos objetivos claros
¿Qué hay que conseguir con esa reunión? En la información previa enviada, tiene que haber un objetivo u objetivos marcados y al principio de la reunión deberán ser resaltados por el moderador. De esta forma, los participantes tendrán claro para qué y por qué están ahí.
- Evita los portátiles y los móviles
Dentro del síndrome de la reunionitis, está el síntoma de utilizar el móvil o el portátil durante una reunión para tareas ajenas al tema que se trata. Por lo tanto, a no ser que sea inevitable es preferible no llevar ninguno de estos aparatos. De esta forma, evitaremos que las reuniones se alarguen hasta la hora del cierre.
- Hacer las reuniones de píe
Desde hace unos años, ha aparecido la tendencia de las realizar las reuniones de píe que reduce las reuniones a una tercera parte del tiempo. Aunque según The Wall Street Journal, esta técnica data de la Primera Guerra Mundial, cuando la ausencia de sillas hizo que se tuvieran que reunir de píe. Está técnica es muy útil para reuniones semanales de status o cosas que por su propia temática deberían ir rápido.
